Briefing Janosch · Terrassendach-Guide E-Mail-Automation

Auf einen Blick

Was 3-teilige E-Mail-Automation nach Download des Terrassendach-Guides (Eifel)
Auslöser Neuer Lead aus dem Lead-Magnet-Formular (Meta Instant Form)
Neu anzulegen Mail 2, Mail 3 und die Anruf-Aufgabe. Mail 1 (Sofort-Mail mit Guide) läuft bereits und bleibt unverändert.
Taktung Tag 0 / +1 / +2, danach am Folgetag nach Mail 3 automatische Anruf-Aufgabe für Felix
Uhrzeit Mail 2 und 3 immer 09:00 Uhr am jeweiligen Folgetag, nicht 24 Stunden nach Eintrag (siehe Abschnitt 02)
Zweite Sequenz Markisenguide wird auf dieselbe Taktung umgestellt, siehe Abschnitt 09
Mail-Dateien email2_fehler.html · email3_typen.html (final, freigegeben)
Guide final & gehostet · Terrassendach-Guide-Eifel.pdf öffnen (Download-Link ist bereits in den Mails eingesetzt)
Ticket 86cav0e4w in ClickUp

01 · Auslöser & Ziel

Wann startet die Sequenz

Trägt sich jemand über das Lead-Magnet-Formular ein (Meta Instant Form, Kampagne "Terrassenüberdachung"), bekommt er sofort Mail 1 mit dem Download. Diese Sofort-Mail läuft bereits. Neu dazu kommen zwei Nachfass-Mails an den beiden Folgetagen, danach übernimmt Felix telefonisch. Ziel: vom kostenlosen Guide warm in Richtung Beratung führen, solange der Intent noch da ist.

Eintritt: neuer Kontakt aus dem Guide-Formular. Pro Person nur einmal durchlaufen (kein erneutes Triggern bei wiederholtem Eintrag).
Austritt: Sequenz endet nach Mail 3 beziehungsweise nach der erstellten Anruf-Aufgabe.
Aufbau analog Markise: Struktur, Design und Bausteine sind identisch zur bestehenden Markisenguide-Sequenz, nur Inhalt und Produkt unterscheiden sich.

Mail 1 existiert bereits

Die Sofort-Mail mit dem Guide ist schon aufgesetzt und läuft. Sie bleibt unverändert, bitte nicht ersetzen oder doppelt anlegen. Zu bauen sind nur Mail 2, Mail 3 und die Anruf-Aufgabe.

02 · Die Sequenz

3 Mails an drei aufeinanderfolgenden Tagen, dann Anruf

Mail	Timing	Betreff	Zweck & Haupt-CTA
1 · Download läuft bereits	sofort (Tag 0)	Ihr Guide für Terrassenüberdachungen	Guide-Download liefern. CTA: Guide herunterladen + weiche Beratungseinladung. Bleibt unverändert, nichts zu tun.
2 · Fehler	+1 Tag	Diese 3 Fehler kosten bei der Terrassenüberdachung am meisten	Mehrwert aus dem Guide (Regenschutz, Beschattung, Größe). CTA: Kostenlose Beratung anfragen, Download dezent verlinkt.
3 · Typen	+2 Tage	Welche Überdachung passt zu Ihrer Terrasse?	Orientierung nach Nutzung. CTA: Kostenlose Beratung anfragen (Link zur Angebotsseite).
4 · Anruf	Folgetag nach Mail 3	keine Mail	Automatische Aufgabe in Pipedrive für Felix: Lead telefonisch kontaktieren.

Wichtig: Feste Uhrzeit, nicht 24 Stunden nach Eintrag

Mail 2 und Mail 3 gehen am jeweiligen Folgetag zu einer festen Uhrzeit raus, nicht relativ zum Eintragszeitpunkt. Standard: 09:00 Uhr.

Beispiel: Jemand trägt sich um 22:00 Uhr ein. Mail 1 geht sofort raus, das ist gewollt, weil sie den angeforderten Guide liefert. Mail 2 kommt dann am nächsten Morgen um 09:00 Uhr, nicht am Folgetag um 22:00 Uhr. Mail 3 einen Tag später wieder um 09:00 Uhr.

Die 09:00 Uhr sind der einzige Wert, den ihr anfassen müsst, wenn eine andere Uhrzeit besser passt. Sie gilt für beide Sequenzen gleich.

Anruf-Aufgabe am Folgetag nach der letzten Mail

Die Aufgabe wird am Tag nach Mail 3 erstellt, jeweils relativ zum Versand, nicht auf einen festen Wochentag. Geht Mail 3 also an einem Montag raus, steht die Anruf-Aufgabe am Dienstag.

Warum die Taktung enger wird

Aus dem Weekly Checkin am 21.07.: Der Intent kühlt schnell ab. Bei Markise lagen bisher zwei bis sechs Tage zwischen den Mails, dort wird auf dieselbe Taktung umgestellt (Abschnitt 09).

03 · Anrede & Personalisierung

Vor- und Nachname, mit sauberem Fallback

Alle drei Mails öffnen mit Hallo {{Vorname}} {{Nachname}},. Solange keine Herr/Frau-Anrede vorliegt, nutzen wir wie im CRM-Standard beide Namen. Aus dem Formular kommen Vor- und Nachname getrennt rein.

Standard: Hallo {{Vorname}} {{Nachname}},
Fallback (Pflicht): Fehlt der Name (oder ist offensichtlich unbrauchbar), darf es nie Hallo , rendern. Dann auf Guten Tag, zurückfallen (Default-Value bzw. Bedingung im Tool setzen).
Datenfelder: Vor- und Nachname vom Formular übernehmen und im Kontakt speichern (für Anrede und für Pipedrive).

Bitte testen

In der Vorschau unten steht zur Lesbarkeit der Beispielname Max Mustermann. Das ist kein Format, das übernommen werden darf. Vor dem Live-Schalten je einen Testkontakt mit vollständigem Namen und einen ohne durchschicken und prüfen, dass die Anrede in beiden Fällen sauber rendert.

04 · Formularfelder

Telefonnummer optional

E-Mail: Pflichtfeld.
Vorname / Nachname: übernehmen (siehe Anrede).
Telefonnummer: optional, kein Pflichtfeld. Begründung wie beim Markisenguide: Wir wollen das Eintrag-Volumen nicht durch ein Pflicht-Telefonfeld drücken. Wer die Nummer freiwillig angibt, rechnet eher mit einem Anruf.

05 · Lead-Kennzeichnung, Pipedrive & Anruf-Aufgabe

Sauber als Terrassendach-Guide-Anfrage markieren

Tag Terrassenüberdachung Guide auf jeden Lead aus dieser Automation setzen, damit wir die Guide-Downloader sauber von echten Beratungsanfragen trennen und sie in späteren Kampagnen gezielt aus- oder einschließen können. Bitte exakt dieselbe Schreibweise verwenden wie bereits im CRM hinterlegt.
Kontext in Pipedrive: erkennbar machen, dass es eine Terrassendach-Guide-Anfrage ist (nicht eine direkte Beratungsanfrage), damit Felix beim Kontakt die richtige Erwartungshaltung hat ("Sie haben unseren Guide heruntergeladen ...").
Anruf-Aufgabe (neu): Nach Ablauf der Sequenz, also an Tag 3, automatisch eine Aufgabe für Felix erstellen: Lead telefonisch kontaktieren. Dieselbe Aufgabe wird auch in der Markisen-Sequenz ergänzt.
Telefonkontakt: Rückrufe laufen über das Festnetz, nicht übers Handy. Die Mails verlinken die Festnetznummer +49 (0) 2253 5440092.

06 · Links & Variablen zum Einsetzen

Vor dem Versand prüfen

Download-Link: In Mail 2 und Mail 3 ist der Guide dezent verlinkt, aktuell auf die hier gehostete Datei Terrassendach-Guide-Eifel.pdf. Wichtig: Bitte stattdessen genau den Link einsetzen, der schon in der laufenden Mail 1 steht, damit alles auf dieselbe Datei zeigt und die Statistik nicht auseinanderläuft.
Beratungs-/Angebotsseite (CTA-Buttons): https://www.ft-workanddesign.de/angebot-anfragen/ (bereits hinterlegt).
Absender: Felix Till · FT Work & Design, info@ft-workanddesign.de. Reply-To auf dieselbe Adresse.
Assets: liegen im Ordner assets/ neben den Mail-Dateien (Guide-Visual, Felix-Foto, Terrassen- und Kaltwintergarten-Foto). Beim Import als gehostete Bilder übernehmen.

07 · Vor dem Aktivieren prüfen

Kurze Checkliste

Mail 1 bleibt unverändert, nur Mail 2 und Mail 3 neu angelegt
Download-Link in Mail 2 und 3 zeigt auf dieselbe Datei wie in Mail 1 (geöffnet und getestet)
Anrede-Fallback gesetzt und mit sowie ohne Vorname getestet
Taktung Tag 0 / +1 / +2 eingestellt
Versand von Mail 2 und 3 auf feste Uhrzeit 09:00 Uhr gestellt, nicht relativ zum Eintrag
Spätabend-Fall getestet: Eintrag 22:00 Uhr führt zu Mail 2 am nächsten Morgen, nicht 24 Stunden später
Anruf-Aufgabe für Felix wird am Folgetag nach Mail 3 automatisch erstellt
Telefonfeld im Formular auf optional gestellt
Tag Terrassenüberdachung Guide wird automatisch gesetzt
Lead in Pipedrive als Terrassendach-Guide-Anfrage erkennbar
Festnetznummer in beiden neuen Mails (kein Handy)
Bilder und Assets laden korrekt, Spam- und Render-Testversand an eine eigene Adresse

08 · Vorschau

So sieht die Sequenz aus

Die Vorschau zeigt zur Lesbarkeit einen Beispielnamen (Max Mustermann). In den Importdateien (email2_fehler.html und email3_typen.html) steht die Anrede als Platzhalter {{Vorname}} {{Nachname}}, siehe Abschnitt 03. Mail 1 ist nur zur Einordnung mit abgebildet, sie läuft bereits.

Mail 1 · Tag 0 · sofort · läuft bereits

Ihr Guide für Terrassenüberdachungen

Hier ist Ihr Guide. Plus: Kostenlose Beratung, falls Sie unsicher sind.

Zweck: Guide ausliefern, erster weicher Beratungsimpuls.

Status: Diese Mail ist bereits aufgesetzt und bleibt unverändert. Die Abbildung dient nur der Einordnung, wie sich die Sequenz insgesamt liest. Die Live-Fassung kann im Detail abweichen.

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Mail 2 · +1 Tag · neu anzulegen

Diese 3 Fehler kosten bei der Terrassenüberdachung am meisten

Regen, Hitze, Größe: Worauf es vor dem Kauf wirklich ankommt.

Zweck: Mehrwert aus dem Guide, dann Beratungsangebot.

Inhalt: Pergolamarkise als Regenschutz, Beschattung nicht mitgeplant, zu knapp geplant. Seiten und Statik werden angeteasert.

CTA: Kostenlose Beratung anfragen (Download dezent verlinkt).

Datei: email2_fehler.html

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Mail 3 · +2 Tage · neu anzulegen

Welche Überdachung passt zu Ihrer Terrasse?

Glasdach, Lamellendach, Pergola oder Kaltwintergarten, kurz erklärt.

Zweck: Orientierung nach Nutzung, klarer Beratungs-CTA.

Inhalt: Die vier Dachvarianten aus dem Guide, Kaltwintergarten als Nonplusultra.

CTA: Kostenlose Beratung anfragen → Angebotsseite.

Datei: email3_typen.html

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09 · Zweite Sequenz: Markisenguide

Bestehende Sequenz umstellen, keine neuen Mails

Die Markisenguide-Sequenz läuft bereits mit drei Mails. Die Mails selbst bleiben inhaltlich unverändert, es ändert sich nur, wann sie rausgehen. Zusätzlich kommt dieselbe Anruf-Aufgabe dazu wie bei Terrassenüberdachung.

Mail	Bisher	Neu	Zu tun
1 · Download	sofort	sofort	unverändert
2 · Fehler	+2 Tage	Folgetag, 09:00 Uhr	Timing ändern
3 · Typen	+6 Tage	Folgetag danach, 09:00 Uhr	Timing ändern
4 · Anruf	gab es nicht	Folgetag nach Mail 3	neu anlegen

Konkret aus dem Call: Bei einem Eintrag am 11. ging Mail 2 am 13. raus und Mail 3 erst am 17. Zwischen Mail 2 und 3 lagen damit drei Tage ohne Kontakt. Felix' Einschätzung: Die Telefonaufgabe müsste eigentlich schon am 12. oder 13. stehen.
Anruf-Aufgabe: identisch zur Terrassenüberdachung, Aufgabe für Felix am Folgetag nach Mail 3, relativ zum Versand und nicht auf einen festen Wochentag.
Uhrzeit: dieselbe feste Uhrzeit wie oben, Standard 09:00 Uhr. Auch hier gilt der Spätabend-Fall aus Abschnitt 02.
Tag: Markisen Guide bleibt wie bisher.

Ergebnis: Beide Sequenzen laufen danach identisch

Mail 1 sofort, Mail 2 am Folgetag, Mail 3 am Tag danach, Anruf-Aufgabe am Tag darauf. Einziger Unterschied bleibt der Inhalt der Mails.

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